Team Retreat während einer Pandemie

Ulrich Pogson,

Unsere Unternehmenskultur war von der Pandemie nicht extrem betroffen. Als gut eingespieltes Remote-Team mussten wir uns während des Lockdowns nicht umstellen. Was wir jedoch spürten, war die Entfernung und die Tatsache, dass unser Team international ist. Als Remote-Team sind wir extrem darauf angewiesen, uns von Zeit zu Zeit persönlich zu treffen. Das erwies sich im Jahr 2020 als recht schwierig. Trotzdem haben wir es geschafft, ein Team-Retreat abzuhalten. Mit Erfolg?

Unser letztes Retreat war im Januar 2020 in den schönen Schweizer Alpen (Zermatt, Schweiz). Wir hatten geplant, uns im Juni zum WordCamp Europe in Porto wieder zu treffen. Dort sollte das ganze Team unser neustes Teammitglied Corina persönlich kennenlernen. Aber wie bekannt ist, wurden wir von einer Pandemie getroffen und alle Reisen wurden gestoppt.

Da das Ende des Jahres langsam näher rückte, wollten wir versuchen, unsere Tradition eines Teamtreffens zum Jahresende beizubehalten. Aufgrund der Reisebeschränkungen wollten wir uns irgendwo in der Nähe treffen. Ausserdem sollte es irgendwo in der Natur sein und nicht in einer grossen Stadt, wo wir uns auf uns konzentrieren konnten und nicht durch die vielen Optionen in einer Stadt abgelenkt wurden. Nachdem wir Unterkünfte in Deutschland, Österreich und der Schweiz evaluiert hatten, kamen wir zu dem Entschluss, dass die beiden Chalets von Swiss Escape in Grimentz, am besten für uns geeignet waren. Ein paar Wochen nach Abschluss der Buchung gab der Kanton Wallis bekannt, dass alle Restaurants bis Dezember 2020 geschlossen werden. Ausserdem wurde die Schweiz von Deutschland auf die Liste der Hochrisikoländer gesetzt, was bedeutete, dass unsere Kollegen aus Deutschland nicht persönlich dabei sei konnten 😢.

Die Vorbereitung unseres Retreats

Bisher fanden unsere Team-Retreats an einem verlängertem Wochenende oder in Kombination mit einer Konferenz statt. Das bedeutete, dass das Essen entweder organisiert wurde oder wir uns spontan für ein Restaurant vor Ort entschieden. Dieses Mal war es anders. Alles ausser der kleine Supermarkt „Coop“ in Grimentz waren geschlossen. Deshalb mussten wir im Voraus planen. Wir richteten ein Notion Board ein, um die Woche gemeinsam zu organisieren. Wir stellten einen groben Zeitplan auf, bestückt mit sogenannten „Lightning-Talks“ und anschliessenden Diskussionen sowie Aktivitäten die draussen stattfinden sollten. Dazwischen durften leckere selbstgekochte Mahlzeiten für das Mittag- sowie Abendessen natürlich nicht fehlen.

Die Rezepte bildeten dann die Grundlage für die Einkaufsliste. Dafür nutzten wir die Migusto-Funktion „Zur Einkaufsliste hinzufügen“, die die Zutaten direkt in der Migros-App, unserem Supermarkt der Wahl, hinzufügte.

Wochenplan

Wochenplan im Notion

Corona Schutzkonzept

Abgesehen von der Verpflegung mussten wir organisieren, wie wir nach Grimentz kommen und wie wir mit der Corona-Situation umgehen würden. Wir entschieden, dass die Hälfte des Teams mit dem Zug und dem Bus anreisen sollte und die andere Hälfte, die einkaufen ging, mit dem Auto. Im Hinblick auf die Pandemie entschieden wir uns, beide Häuser von Swiss Escape zu buchen, so dass jeder sein eigenes Schlafzimmer und Bad hatte, und wir kauften Gesichtsmasken, Söder-Seife und Handdesinfektionsmittel (made in Zürich). Die Handdesinfektionsmittel waren am Eingang jedes Hauses positioniert und jeder trug eine Gesichtsmaske, wenn wir nicht genug Abstand halten konnten.

Aufgrund der Pandemie mussten einige Teamkollegen in Deutschland und Bangkok bleiben. Damit sie sich als Teil des Firmenausfluges fühlen konnten, bereiteten wir ein Paket mit selbst entworfenen Rezepten und einigen Zutaten vor, damit sie uns aus der Ferne beim Kochen begleiten konnten.

Team Retreat is on!

Tag der Anreise

Montag, 30. November: In Grimentz gibt es keine regelmässige Busverbindung, und sie stimmte nicht gut mit der Zugverbindung überein. Sowohl Velthy als auch ich (Ulrich) waren unsicher, welche Verbindung wir nehmen sollten. Einige hatten lange Wartezeiten. Wir nahmen am Ende beide dieselbe Verbindung und kamen am frühen Nachmittag im sonnigen Grimentz an. Karin bot an, mit ihrem Auto von Zürich zu kommen, damit sie und Corina den Wocheneinkauf erledigen konnten. Am ersten Abend machten wir selbstgemachte Pizzen, die wirklich gut wurden. Auf Anregung von Corina hatten wir sogar Bananen drauf. 🍌 😆

Erster Schnee & Lightning Talks

Dienstag, 1. Dezember: Wir wachten alle in einem schneebedeckten Grimentz auf. Mit dem Frühstück ab 9 Uhr und dem ersten Lightning-Talk um 10 Uhr hatten wir einen entspannten Start in den Morgen. Um unsere Kollegen ausserhalb der Schweiz mit einzubeziehen, richteten wir einen „24h“-Zoom-Call ein, indem sich jeder individuell einwählen konnte. Wir haben ein iPad mit dem Fernseher verbunden, so dass wir sie sehen konnten, als ob sie mit uns im Raum sitzen würden. Simon begann mit seinem Vortrag über „Freshjobs & Content Creation“. Die anschliessende Diskussion dauerte etwas länger als erwartet und so trennten wir uns zum Mittagessen, gebratenes Gemüse aus dem Ofen.

Nach dem Mittagessen brachte uns Karin einzeln bei, wie man ihre schicke Kaffeemaschine benutzt. Gestärkt durch den Kaffee hörten wir uns Karins Vortrag über ihr Konzept einer neuen Feedback-Kultur an. Mit der Theorie im Hinterkopf wurde jeder von uns in Grimentz mit jemandem gepaart, der aus der Ferne mit dabei war, und wir gingen für einen kurzen 1:1-Spaziergang raus, wo wir unsere neue Feedback-Kultur übten.

Damit neigte sich unser erste Tag dem Ende zu. Wir zogen uns alle auf unsere Zimmer zurück, um etwas Zeit für uns zu haben, bevor wir mit dem Kochen des Abendessens begannen. Das gemeinsame Ramen-Kochen mit Paschi und seiner Familie via Zoom hat sehr viel Spass gemacht und das Essen ist sehr lecker geworden. Leider war es ziemlich schwierig, ein richtiges Gefühl des gemeinsamen Kochens zu bekommen, da es schwierig war, das iPad so zu positionieren, dass jeder gesehen und gehört werden konnte. Als Verbesserung für ein nächstes Mal würden wir in Hardware investieren und zum Beispiel ein Mikrofon und eine 360-Kamera aufstellen.

Spaziergang in der Sonne statt kochen

Mittwoch, 2. Dezember: Wie jeden Morgen standen wir auf und frühstückten ausgiebig mit leckeren Smoothies von Velthy und frisch gebrautem Kaffee von unserer hauseigenen Barista Karin. Der erste Lightning Talk begann damit, dass Velthy das Thema „Uninterrupted Work“ vorstellte. Die darauf folgende Diskussion war äusserst interessant, da wir uns gegenseitig unsere Setups zeigten und uns darüber austauschten wie wir am liebsten arbeiten. Nachdem wir den Raum gründlich gelüftet hatten, sprach Corina über die Auswirkungen des Surfens im Internet auf die Umwelt. Wir diskutierten, wie wir unsere Best Practices noch weiter verbessern können, um nachhaltigere Websites zu erstellen.

Aufgrund der Lage von Grimentz, das in einem Tal liegt, kam die Sonne nur für ca. 2 Stunden zwischen 12 und 14 Uhr hinten den Bergen heraus. Daher beschlossen wir, unsere Pläne zu ändern und ein Picknick an der Sonne zu machen. Den Nachmittag verbrachten wir mit der Arbeit an unserem Fokus-Projekt. Nach einem kurzen Nickerchen 😴 begannen wir mit der Vorbereitung unseres Abendessens: Bibimbap – Corinas koreanisches Lieblingsgericht. Nach dem Abendessen zeigte uns Karin, wie sie ihr Brotteig macht. Wir machten zwei Teigs, die etwa 18 Stunden ruhen mussten.

Frisch gebackenes Brot

Donnerstag, 3. Dezember: Nach dem Frühstück starteten wir mit Lightning Talks von Dominik und Ulrich. Dominik begann mit „7 Fehler beim Backen von Plätzchen entwickeln eines Themes“, in dem er sieben Punkte behandelte, die projektübergreifend verbessert werden können. Ulrich gab eine Einführung in das experimentelle Front Site Editing (FSE) Feature in Gutenberg. Wir werden in Zukunft mehr Informationen veröffentlichen, wenn wir anfangen, mehr mit diesem Feature zu arbeiten. Während der Vorträge hat Karin das Brot gebacken, damit es zum Lunch-Salat fertig ist. Am Nachmittag holten wir ein wenig Arbeit für unsere Kunden nach, bevor es zum Abendessen Lachs-Gemüse-Lasagne gab.

Monopoly

Freitag, 4. Dezember: Am letzten Tag baute Paschi auf den Vortrag von Velthy auf und zeigte uns, wie er seine „Notifications“ der verschiedenen Online-Tools verwaltet. Dies regte zu weiteren Diskussionen an, wie wir die Informationsflut verbessern können und auch, wie wir das Nachholen nach den Feiertagen handhaben sollten. Karin präsentierte dem ganzen Team ihre Technik des Brotbackens mit Videos und Fotos, die sie am Vortag bei der Herstellung des Brotes aufgenommen hatte.

Am Nachmittag, nachdem es Poke Bowls zum Mittagessen und eine weitere 1:1-Feedback-Sitzung gab, starteten wir alle ein Online-Spiel von Monopoly. Es war sehr lustig und interessant, im gleichen Raum oder in einem Zoom-Call zu sein, während jeder auf seinem eigenen Gerät spielte. Für unsere letzte gemeinsame Mahlzeit gab es Raclette aus einem lokalen Käseladen in Thun.

Abreise 😢

Samstag, 5. Dezember: Velthy und Ulrich sind früh aufgestanden, um den Bus zu erwischen, damit sie zur Mittagszeit zu Hause waren. Die Nacht brachte starken Schneefall, so dass Karin und Corina, bevor sie losfahren konnten, das Auto ausgraben mussten. Aber es hat alles problemlos geklappt und wir sind alle wieder sicher zu Hause angekommen.

Reflexion

Bevor wir auf die Reise gingen, waren wir ziemlich unsicher, wie sich das Ganze entwickeln würde. Nicht nur, dass sich die Vorschriften bezüglich Corona ständig änderten, sondern es war für uns das erste Mal, dass wir versuchten, alle Remote in unsere täglichen Aktivitäten einzubeziehen. Das gemeinsame Arbeiten und Diskutieren funktionierte sehr gut, auch wenn es aufgrund der Entfernung für die Leute, die zu Hause waren, schwierig war, zu hören, was wir im Raum sagten. Auch wenn es schade war, dass nicht alle dabei sein konnten, war es sehr schön, alle während der Woche einbeziehen zu können.

Mehr von unserem Retreat kann man auf unserer Instagram-Story sehen. Wir werden unsere Learnings aus den Lightning Talks und den Diskussionen in naher Zukunft hier auf dem Blog posten. Stay tuned!

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