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Interview aus dem Buch «Arbeitswelt 4.0: Das KMU der Zukunft»

Stefan Velthuys

4. Mai 2021

Ein Bild eines futuristischen Büros, mit mehreren Arbeitsplätzen und viel Pflanzen.

In einer Welt, die durch digitale Technik immer stärker verbunden und beschleunigt wird, gewinnen Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und -zeit immer mehr an Bedeutung.

Die Möglichkeit, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten und über Entfernungen hinweg zusammenzuarbeiten, führt zur Entwicklung neuer Formen der Arbeit und Beschäftigungsstrukturen. Die Zukunft der Arbeit ist bereits Realität. Es ist daher dringend notwendig, sie proaktiv zu formen.

Die Autor:innen Nicole Krättli und Marc K. Peter haben mit «Arbeitswelt 4.0: Das KMU der Zukunft» ein praxisorientiertes Handbuch geschrieben, in welchem sie das Zusammenspiel von Menschen, Arbeitsumfeldern und Technologien behandeln. Im Gespräch mit verschiedenen Spezialistinnen und Spezialisten haben sie Informationen, Erfahrungen, Methoden und Tipps zusammengetragen.

Zum Kapitel «Dimension Technologie: Die Kunst der virtuellen Zusammenarbeit.» durften wir als Praxisbeispiel Auskunft geben.

Praxisbeispiel: Ein Team, viele Standorte

Die Schweizer Web-Agentur required hat schon bei der Geschäftsgründung auf Remote Work gesetzt. Mitgründer Stefan Velthuys erklärt, worauf es bei der Zusammenarbeit auf Distanz ankommt.

Mit welchen Tools meistert required die virtuelle Zusammenarbeit?

Stefan Velthuys: Mit Slack haben wir ein virtuelles Büro, in dem wir uns austauschen können. Darin haben wir geschäftsrelevante Channels, aber auch einige, die nur der Unterhaltung dienen. Via Zoom führen wir regelmässig Videokonferenzen durch.
Mittlerweile machen wir aber auch sogenannte «Walk and Talks», bei denen wir nur via Audio verbunden sind und so quasi gemeinsam spazieren gehen und allerlei Dinge besprechen.
Notion hilft uns, Themen zu dokumentieren, die eine längere Haltbarkeit als Slack-Nachrichten haben sollen. Unerlässlich ist für uns auch Google mit Tools wie Google Docs, Sheets und Slides. Darin können wir gemeinsam und gleichzeitig im selben Dokument arbeiten.
In HelpScout haben wir gemeinsame Mail-Posteingänge. So können alle Teamkolleginnen und -kollegen auf Kundenanfragen reagieren und ihre Antworten werden dokumentiert. So stellen wir sicher, dass alle immer auf demselben Stand sind.

Wie haben Sie diese Tools ausgewählt?

Wir haben sehr viele Tools ausprobiert, bevor wir sie tatsächlich eingesetzt haben.
Ganz wichtig ist uns, dass die Tools auf allen Geräten funktionieren. Sowohl auf Desktop-Computern als auch auf mobilen Geräten und direkt im Browser, damit wir auch von unterwegs Zugriff haben und die Tools geräteunabhängig funktionieren.
Die Kosten sind natürlich ebenfalls ein Faktor. Allerdings sollte bei Tools, die einen konstant begleiten, nicht gespart werden. Das ist gut investiertes Geld.

Gibt es Dinge, die Kollaborationstools nicht ersetzen können?

Physische Treffen können nicht komplett ersetzt werden. Deshalb treffen wir uns mindestens zweimal im Jahr. Dann reist zum Beispiel das ganze Team ins Wallis, um in einem Co-Living-/Co-Working-Space gemeinsam zu arbeiten und Zeit zu verbringen.

Remote heisst vielfach auch asynchron. Wie schwierig ist das im Arbeitsalltag tatsächlich?

Es hängt fast alles mit der Kommunikation zusammen. Wenn man weiss, dass die Arbeitskollegin die nächsten paar Stunden offline sein wird, kann man sich gut darauf einstellen. Asynchrones Arbeiten bedeutet auch, dass man mehr schriftlich dokumentieren muss, damit bei Abwesenheiten allfällige Fragen gar nicht erst auftauchen.
Das zwingt einen, etwas mehr Zeit in die Beschreibung oder Dokumentation zu stecken, was letztlich allen hilft.

Welche Herausforderungen gilt es bei Remote Work sonst noch zu meistern?

Vertrauen ist immens wichtig. Man sieht sich nicht immer und kann nicht mal schnell bei jemandem am Arbeitsplatz vorbeischauen. Es ist zudem schwieriger, die Gefühlslage anderer einzuschätzen. Empathie und Verständnis sind deshalb ebenfalls sehr entscheidend. Als ortsunabhängiges Unternehmen hat man bei der Rekrutierung die Chance, aus einem grösseren Talentpool auszusuchen. Die Herausforderung dabei ist, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden, die keine Mühe damit bekunden, kein firmeninternes soziales Netzwerk vor Ort zu haben.

Welchen Tipp geben Sie Unternehmen, die stärker auf Remote Work setzen möchten?

Arbeitsabläufe müssen klar definiert und dokumentiert sein. Man muss den Mitarbeitern zudem genügend Freiheit und Flexibilität geben. Das heisst auch, dass man als Unternehmerin oder Unternehmer ein gewisses Mass an Kontrolle aufgeben muss.
Micromanagement ist fehl am Platz. «Wenn ich die Mitarbeiter nicht sehe, weiss ich ja nicht, ob sie arbeiten» wäre eine wenig hilfreiche Grundhaltung für die Arbeit auf Distanz.

Welchen Tipp geben Sie Angestellten, die sich überlegen, vermehrt remote zu arbeiten?

Im Homeoffice ist es sehr wichtig, sich gut einzurichten. Ein guter Tisch und Stuhl sind unerlässlich. Auch ist es sinnvoll, einen externen Bildschirm anzuschaffen, falls man mit einem Laptop arbeitet. Am Esstisch oder auf der Couch zu arbeiten, ist auf Dauer nicht gesund. Bei der Wahl eines Co-Working-Spaces lohnt es sich, einen Tag auf Probe zu arbeiten, um abschätzen zu können, ob die Umgebung passt. Angestellte müssen sich zudem bewusst sein, dass sie einen hohen Grad an Selbstdisziplin und -verantwortung besitzen oder entwickeln müssen.